答辩委员会设秘书一名。答辩委员会秘书应由责任心强、工作认真并具有研究生学历的相关人员或在学高年级研究生担任。答辩委员会秘书参加答辩工作全过程，并对答辩过程中答辩委员的提问、答辩人的回答及答辩委员会决议等情况做客观、详细的记录。答辩委员会秘书没有表决权。具体工作如下：

一、提前至少一周聘请答辩委员，答辩秘书登录本人SEP教育业务管理平台—培养管理系统—聘请答辩委员。

若专家库中没有相应专家，点击“专家管理”-“学位论文答辩委员会成员”。先尝试“从教师系统引入答辩委员会成员”，若教师系统查询不到该人，则点击“返回”-“新增答辩委员会成员”，录入专家信息（标*为必填项），之后便可从专家库中查询到该人。

二、提前一周预定会议室，制作答辩公告（附件1，保存为pdf格式，命名为：答辩时间+部门全称+学位论文答辩会）发送至sufx@qibebt.ac.cn在教育信息网公布。

三、提前至少1天到学科秘书处领取《学位论文答辩委员会表决票》（盖章件）、横幅。

四、提前制作劳务费发放单：所外委员的劳务费见附件3，打印、答辩现场请专家签字后由各研究组自行报销；所内委员的劳务费见附件4，打印、答辩现场请专家签字、答辩秘书签字、研究组负责人签字后提交到研究生处，由研究生处提请人事处发放）。

五、提前1小时布置答辩会场，做准备工作（挂横幅、试用投影设备等），热情接待每一位专家成员。

六、答辩现场为每位答辩委员提供以下材料：

1.答辩日程（附件2）

2.答辩人学位论文

3.《中国科学院大学学位论文评阅书》（全部，由sep导出，双面打印）

4.《学位论文评阅意见答复》（学生、导师签字）

5.《学位论文答辩委员会表决票》

6.答辩委员会决议初稿（需提前拟好，务请导师审核）

7.博士研究生和材料科学与工程学科硕士研究生还需准备科研成果证明材料，包括①发表文章首页（或有导师签字的接收函），②专利成果须带有作者排序页和受理/授权通知书。

七、答辩时，认真做好答辩记录（按格式，教育信息网下载）。

八、答辩会休会期间，协助答辩委员会主席收表决票；及时整理填写《中国科学院大学论文答辩情况和学位授予决议书》中的“学位论文答辩记录”、“答辩委员会决议”，双面打印（一式2份，后3页决议书不打印）并请答辩委员会主席、答辩委员签字。

九、答辩结束时，提醒所内外专家在答辩费发放单上签字填写相关信息，合影照相备档。

十、答辩结束后，答辩秘书登录SEP系统维护答辩决议。在规定时间内收齐所有答辩材料交研究生处。